Cómo utilizar una orden de compra de alquilar un coche

El uso de una orden de compra para alquilar un coche le permite recoger un coche sin proporcionar su propia información de tarjeta de crédito personal. En lugar de ello, su empleador está detrás del eventual pago por el alquiler. alquilar un coche con éxito utilizando una orden de compra requiere una preparación. La compañía de alquiler tiene requisitos específicos para la creación de una cuenta corporativa. Es necesario trabajar con su departamento de compras para coordinar esto. Esté preparado para proporcionar la información apropiada y permitir suficiente tiempo para el proceso antes de que necesite el alquiler.

Instrucciones

1 Llame al departamento de cuentas corporativas de la compañía de alquiler que desea utilizar. Pregunte si su empresa tiene una cuenta establecida con ellos. Si no, pregunte cuánto tiempo toma típicamente para establecer una cuenta y la información que su empresa necesita para ofrecer.

2 Pregunte a su departamento de compras el tiempo que normalmente tarda en procesar una orden de compra por tanto un nuevo y un vendedor establecido. Añadir cuatro a cinco días hábiles a la información dada por su departamento de compras para tener en cuenta los retrasos inesperados.

3 Pregunte a su departamento de compras en contacto con la compañía de alquiler de coches para configurar una cuenta si la empresa de alquiler de coches será un nuevo proveedor. Proporcionar la información que recibió durante su llamada al departamento de contabilidad corporativa de la compañía de alquiler. A veces, la puesta en marcha se puede hacer en línea.

4 Si la compañía de alquiler que desea utilizar ya es un proveedor, o una vez que se convierte en un proveedor, obtener de su departamento de compras el código corporativo asignado a su empresa. Llame al departamento de cuentas corporativas de la compañía de alquiler, o utilizar su sitio web para obtener un presupuesto formal sobre el coche que desea alquilar. Obtener la cotización por escrito.

5 Siga el procedimiento de su empresa para rellenar un formulario de solicitud de compra, y enviar al departamento de compras con su cita.

6 Una vez que reciba la aprobación de su orden de compra, pregunte a su departamento de compras, que papeleo que tiene que mostrar al alquilar el coche. Por lo general, será la orden de compra (o simplemente proporcionar el número de orden de compra) y su licencia de conducir. Si su corporación emite identificaciones corporativas, puede que tenga que demostrar que también.

Consejos y advertencias

• No hacer una petición de última hora, especialmente si la compañía de alquiler de coches será un nuevo proveedor. Dar tiempo a los acuerdos financieros entre las dos empresas.
• Guarde todos los recibos incluidos los recibos de gas. Cualquier gasto por encima de la de alquiler de coches pueden ser reembolsables a usted por su empresa.
• No utilice el coche más allá de la aprobación alquiler de su orden de compra. Si necesita tiempo adicional, póngase en contacto con su departamento de compras en primer lugar. De lo contrario, puede ser personalmente responsable de los cargos adicionales.