Cómo escribir un hotel alojamiento RFP

Empresas y muchas otras organizaciones a menudo tienen reuniones y conferencias sobre una base regular, así como de enviar delegaciones para promover artículos y servicios en ferias comerciales. A veces, miembros de la familia viajan a un lugar central para reuniones. En todos estos casos, las personas requieren adaptaciones. Por lo tanto, una parte importante de la planificación de estos eventos está escribiendo una solicitud de propuesta (RFP) para varios hoteles y centros de conferencias para ver cuál se le puede dar las habitaciones, servicios y otras comodidades que requiere su grupo y al mejor precio.

Instrucciones

1 Crear una portada en la que se incluye el título de la propuesta (es decir, "Hotel Alojamiento RFP"), el nombre de su evento y la empresa, información de contacto de la persona que se encuentra realizando las gestiones (nombre, dirección, correo electrónico, teléfono y números de fax), y las fechas inclusivas del evento.

2 Explicar los hechos. En el primer párrafo de escritura sobre su grupo y el número de personas que se espera asistan, información sobre su caso (que es una conferencia anual, un taller cada dos meses?), Si es que se requieren para reuniones y / o banquetes, y las fechas del evento .

3 Incluya una discusión completa de los requisitos de su grupo en los párrafos bajo el epígrafe "Requisitos". Se necesitarán uso de subtítulos, tales como "Fechas" (llegada y fechas de salida y tiempos) y "Tipos de habitación" en el que se incluiría la forma en que se requieren muchas habitaciones con el rey, la reina o dos camas dobles, y el número de suites. Tenga en cuenta cuántos son necesarios para no fumadores o habitaciones para discapacitados. También incluye "comidas" si su grupo exigirá ellos (decir qué comidas y qué fechas), y el tamaño de salas de reuniones o banquetes necesario.

4 Añadir otra subpartida denominada "Solicitudes adicionales." Incluir cualquier equipo audiovisual, los alojamientos de aparcamiento, traslados al aeropuerto, salas de entrenamiento, piscinas climatizadas, o acceso WiFi que usted pueda necesitar.

5 Escribir la sección "Presupuesto" en el que se incluye la cantidad máxima que está dispuesto a pagar por cada habitación, la tarifa por persona por ningún banquetes, y los costos de alquiler de habitaciones y un refresco de reuniones.

Consejos y advertencias

• Siempre escribir una carta de presentación que acompañará a cualquier propuesta. Explicar los fundamentos de la letra y reiterar la fecha en que se necesita una respuesta y cuando se va a tomar su decisión.
• Enviar propuestas para dos o tres establecimientos de manera que se puede ver cómo se comparan precios y comodidades.