Cómo escribir una carta de autorización

March 9

Cómo escribir una carta de autorización


cartas de autorización se utilizan a veces para asegurarse de que un individuo dado se permite el acceso a los recursos que son la provincia de otro individuo, o como una forma de conceder la capacidad o el privilegio de participar en alguna tarea. La carta de autorización se utiliza a menudo como un medio de asegurar la legalidad del acceso a los recursos, o para definir los parámetros de lo que los privilegios se están extendiendo a un individuo. Aquí hay algunos consejos sobre cómo escribir una carta de autorización básica.

Instrucciones

1 Determinar el tipo de autorización que se requiere. Se pretende la autorización para permitir el acceso a diferentes archivos, sistemas u otros recursos de la empresa? Tal vez la autorización se pretende transmitir la autoridad temporal para actuar en una posición hasta que algo más permanente está dispuesto. La definición del propósito y el alcance de la autorización ayudará a que la redacción del contenido de la carta mucho más fácil.

2 Asegure el nombre y la dirección de la parte que ha de recibir la carta de autorización. Aunque se considera un hecho en los últimos años, este es un paso que a veces se pasa por alto en los establecimientos comerciales más casuales. Una buena carta de autorización siempre se dirige a un individuo específico que es tiene la facultad de reconocer y poner en práctica las disposiciones que se expresan en el texto de la carta.

3 Obtener el nombre propio y algún tipo de clasificar la información de identificación de la persona que está siendo concedido una autorización especial. El uso del nombre propio, en lugar de un apodo o versión abreviada del nombre propio, será necesario si la carta de autorización requiere notarización como parte del proceso. La información de identificación puede ser un número de empleado, número de seguridad social, u otra forma de identificación que garantice al destinatario que el individuo nombrado en la carta es la misma persona a quien se concede los privilegios o derechos mencionados en el texto.

4 Escribir el cuerpo de la carta. En el primer párrafo, identificar a la persona que se concede la autorización, junto con una descripción general de los tipos de recursos o capacidades que se concedió. En el próximo par de párrafos, especificar el rango o alcance de la autorización, incluyendo cualquier autorización auxiliares que pueden no ser fácilmente evidente o relacionados con el principal objetivo. En el párrafo final, especificar la duración de la autorización, con un intervalo de fechas. Si el período de autorización es indefinida, especifique la fecha de inicio y que la autorización se mantendrá en efecto hasta nuevo aviso.

5 Cierre con información sobre la capacidad de la parte que emite para asignar autoridad de esta naturaleza. Esto puede ser algo tan simple como incluir el título de la empresa fabricante, como presidente o jefe de un departamento. El uso del título sirve como prueba de que el emisor de la carta, de hecho, puede extender este tipo de derechos o privilegios para el receptor.

Consejos y advertencias

  • Si el alcance de la autorización incluye muchas tareas, considere el uso de una lista con viñetas de las tareas más comunes asociados con la extensión de la autoridad, así como un párrafo cajón de sastre que permite a otros privilegios que se extienda hacia una función de las necesidades.
  • Siempre imprimir la carta con membrete de la empresa y firmar con una pluma de tinta azul. Mientras que la tinta negro se considera más tradicional y adecuada, tinta azul asegura que el documento es un original y no una copia que puede haber sido alterado.
  • Tenga cuidado al usar este formato para extender vago y que abarca toda la autoridad. La no inclusión de detalles específicos deja el contenido de la carta abierta a la conjetura y podría conducir a consecuencias negativas para la empresa.

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